Elektronische Kommunikation

Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Schwentinental publizierten E-Mail-Adressen. Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Schwentinental ist aber nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig, wobei grundsätzlich zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) zu unterscheiden ist.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die das Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, dürfen Sie nicht durch E-Mail übermitteln.

Dies ist bei der Stadt Schwentinental derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften durch qualifizierte Signatur möglich.

Wir bitten Sie in diesen Fällen, wie bisher schon, die Papierform mit Unterschrift (z.B. Brief, evtl. Fax) zu verwenden.

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit ebenfalls noch nicht möglich.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Schwentinental ist nur für den einfachen, formlosen Schriftverkehr möglich.

Hierbei bitten wir Sie, in Ihrem eigenen Interesse, folgende Punkte zu beachten:

1. E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie in der Liste der Städtische Dienststellen und Betriebe.

2. Die Stadt Schwentinental nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an. E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

•Textdateien im Format ANSI (*.txt)

•Rich Text Format (*.rtf)

•Word für Windows bis Version 2000 (*.doc)

•Portable Data File (*.pdf)

•Joint Photographic Expert Group (*.jpg)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

Nicht lesbare Dateiformate werden nicht bearbeitet und ggf. an die Absenderadresse zurückgeschickt.

3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen.

4. Dateien in den unter Ziffer 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden

Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

5. Die Stadt Schwentinental verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails auch ohne Hinweis abge wiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.

In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an den postmaster@schwentinental.de.

6. Die Stadt Schwentinental nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.

7. Die Stadt Schwentinental bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.

8. Wird per E-Mail an die Stadt Schwentinental herangetreten, geht die Stadt Schwentinental davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

9. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das Senden vom E-Mails tatsächlich die geeignete Versandart ist.

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