Stellenauschreibung Office Manager/-in für das Gremienbüro und das Büro des Bürgermeisters

Sind Sie kommunikativ und aufgeschlossen?
Haben Sie Interesse an der kommunalen Selbstverwaltung?

Die Stadt Schwentinental sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Gremienbüro und das Büro des Bürgermeisters

eine/n Office Manager*in (m/w/d).

Die Stadt Schwentinental mit ihren rund 14.000 Einwohner*innen ist eine dynamische und wirtschaftlich wachsende Stadt im Kreis Plön, die durch ihre Lage am Landschaftsschutzgebiet der Schwentine sowie drei Schulen, Kindertagesstätten, Kultur-, Fortbildungs- und Sporteinrichtungen, eine hohe Lebensqualität und gleichzeitig eine gute Verkehrsanbindung an die Landeshauptstadt Kiel und die Nachbarstadt Preetz bietet.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Schwerpunkte:

• Die eigenständige und verantwortliche Organisation und Koordination aller Tätigkeiten im Büro des Bürgermeisters und des Gremienbüros mit folgenden Bereichen:
• Büromanagement
  • Koordination und Überwachung von Terminen
  • Allgemeiner Schriftverkehr für den Bürgermeister und die Büroleitende Beamtin
  • Beantwortungen von Bürgeranfragen und Beschwerdemanagement
  • Organisation von Besprechungen incl. Betreuung der Gäste
  • Rechnungswesen
• Veranstaltungsmanagement
  • Koordination und Belegung der städtischen Räumlichkeiten im Rathaus und Außenstellen des Rathauses bei internen und externen Veranstaltungen
  • Rechnungserstellung gemäß Gebührensatzung
  • Koordination und Organisation der technischen Ausstattung bei Veranstaltungen
  • Bewirtung und verantwortliche Ansprechperson für die Veranstalter
• Gremienarbeit
  • Ansprechpartner*in für die Mitglieder der Selbstverwaltung für die Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen
  • Zeit- und Prozessmanagement bei der Vorbereitung von Sitzungen der kommunalen Selbstverwaltungsgremien, insbesondere bei der Verwaltung des Dokumentenmanagementsystems
  • Digitales Hochladen von Vorlagen, Einladungen, Protokollen und Bekanntmachungen auf dem öffentlichen Dokumentenserver
  • Verwaltung der zur Verfügung gestellten I-Pads in enger Kommunikation mit einem externen Dienstleister
• Redaktion Stadtmagazin

Wir erwarten:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Verwaltungsausbildung (Angestelltenprüfung I oder als Beamtin/Beamter des allgemeinen nicht technischen Verwaltungsdienstes)
• Wünschenswert sind berufliche Erfahrungen im Büromanagement, in der Organisation von Veranstaltungen und/oder in der kommunalen Gremienarbeit
• Ein sicheres, souveränes und repräsentatives Auftreten
• Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit verbunden mit diplomatischen Geschick, Empathie und Diskretion
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft für neue Aufgaben
• Ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Bereitschaft, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten (z.B. bei Abendterminen)
• Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Standardsoftware

Wir bieten:

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Vollzeitbeschäftigung
• Eingruppierung je nach persönlicher Voraussetzung und einer vollständigen Übertragung der Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) oder Besoldungsgruppe A9 Landesbesoldungsgesetz SH (LBesG)
• Möglichkeit der Berücksichtigung der Berufserfahrung bzw. der im öffentlichen Dienst erworbenen Stufe bei der Erfahrungsstufenzuordnung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Eigenverantwortlichen Arbeitsbereich
• Möglichkeit der mobilen Arbeit
• Leistungsorientierte Bezahlung
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Jahressonderzahlung (kombiniertes Urlaubs-/Weihnachtsgeld)
• Gute sachbezogene Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zusätzliche Altersversorgung bei der VBL
• Vermögenswirksame Leistungen
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket/Zuschuss beim Erwerb eines Fahrrades
• Jobticket
• Fahrradleasing
• Möglichkeit der Entgeltumwandlung für die private Altersvorsorge

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 08.10.2023. Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Hansen unter der Rufnummer 04307-811299, E-Mail: martina.hansen(at)stadt-schwentinental.de oder für Fragen zum Bewerbungsverfahren Frau Homann unter der Rufnummer 04307-811238, E-Mail: julia.homann(at)stadt-schwentinental.de gerne zur Verfügung.

Stadt Schwentinental
Der Bürgermeister
Theodor-Storm-Platz 1
24223 Schwentinental
bewerbung@stadt-schwentinental.de

Hinweis: Auf die Zusendung von Zwischenbescheiden wird verzichtet.